Quy Trình Làm Việc Và Cam Kết Chất Lượng Của AccFox
Quy trình làm việc của AccFox — dịch vụ kế toán tại Buôn Ma Thuột, Đắk Lắk — gồm 5 bước: khảo sát, báo giá và ký hợp đồng, tiếp nhận chứng từ, hạch toán kèm kiểm soát nội bộ, lập báo cáo và bàn giao sổ sách. Mỗi phần việc đều có người làm và người soát xét, đi kèm cam kết về thời hạn, trách nhiệm và bảo mật thông tin.
Quy trình làm việc 5 bước: từ tiếp nhận đến bàn giao
Mọi hợp đồng tại AccFox đều đi theo một quy trình 5 bước cố định, để doanh nghiệp luôn biết công việc đang ở đâu và cần chuẩn bị gì tiếp theo. Quy trình này áp dụng chung cho khách hàng tại Buôn Ma Thuột (BMT) và các địa bàn khác trong tỉnh Đắk Lắk, dù là kế toán trọn gói, dọn dẹp sổ sách hay quyết toán thuế. Toàn bộ phạm vi công việc và mốc thời gian được ghi vào hợp đồng trước khi bắt đầu.
Bước 1 – Khảo sát và báo giá: nghe hiện trạng sổ sách, loại hình doanh nghiệp và số lượng hóa đơn bình quân mỗi tháng, sau đó báo đúng gói phí (ví dụ từ 499.000đ/tháng với doanh nghiệp mới chưa phát sinh, 800.000đ–1,2 triệu với 1–15 hóa đơn).
Bước 2 – Ký hợp đồng: ghi rõ phạm vi công việc, thời hạn, mức phí và trách nhiệm mỗi bên; không phát sinh chi phí ngoài hợp đồng khi khối lượng công việc không đổi.
Bước 3 – Tiếp nhận chứng từ: nhận trực tiếp tại văn phòng 16 Hoàng Việt, qua Zalo/email hoặc AccFox đến nhận tận nơi trong nội thành BMT; chứng từ được kiểm đếm và ghi nhận khi bàn giao.
Bước 4 – Hạch toán và kiểm soát nội bộ: nhập liệu, hạch toán, đối chiếu công nợ – kho – ngân hàng, rà soát tính hợp lệ của hóa đơn trước khi lên báo cáo.
Bước 5 – Lập báo cáo, nộp và bàn giao sổ sách: gửi khách hàng xem trước, nộp tờ khai và báo cáo theo lịch của cơ quan thuế, lưu trữ rồi bàn giao sổ sách, chứng từ vào cuối kỳ.
Kiểm soát chất lượng 2 lớp: người làm và người soát xét
Với mỗi bộ hồ sơ, AccFox tách bạch hai vai trò: kế toán viên trực tiếp xử lý và người soát xét kiểm tra lại trước khi phát hành. Người soát xét không tham gia nhập liệu nên nhìn số liệu bằng con mắt khác, dễ phát hiện những lỗi mà người làm đã quen mắt bỏ qua. Cách làm này không loại bỏ được tuyệt đối sai sót, nhưng giảm rõ rệt các lỗi phổ biến như sai kỳ kê khai, bỏ sót hóa đơn hay lệch số liệu giữa tờ khai và sổ sách.
Lớp 1 – Kế toán viên phụ trách: nhập liệu, hạch toán, lập tờ khai và bảng biểu theo chế độ kế toán hiện hành.
Lớp 2 – Người soát xét: đối chiếu tờ khai với sổ sách, kiểm tra hóa đơn đầu vào – đầu ra, cân đối số dư trước khi nộp.
Checklist rà soát cố định cho từng loại báo cáo, không phụ thuộc vào trí nhớ cá nhân.
Hồ sơ phức tạp như hoàn thuế, quyết toán hay dọn dẹp sổ sách nhiều năm có thêm bước rà soát của người phụ trách chuyên môn.
Sai sót phát hiện được ghi nhận lại để rút kinh nghiệm và bổ sung vào checklist cho các kỳ sau.
Cam kết về thời hạn và chủ động nhắc lịch thuế
AccFox theo dõi lịch kê khai – nộp thuế của từng khách hàng trên một bảng theo dõi chung, thay vì chờ doanh nghiệp tự nhớ. Trước mỗi kỳ hạn, chúng tôi chủ động nhắc khách gửi chứng từ và thông báo lại ngay khi đã nộp xong. Các mốc thời hạn nộp tờ khai, báo cáo tài chính cũng như mức xử phạt khi nộp chậm được áp dụng theo quy định hiện hành; khi có thay đổi, AccFox cập nhật và báo lại cho khách hàng.
Bảng theo dõi lịch thuế riêng cho từng khách hàng: tờ khai GTGT, TNCN, tạm nộp TNDN, quyết toán và báo cáo tài chính năm.
Nhắc chứng từ trước hạn qua Zalo hoặc điện thoại, nhắc lại nếu chưa nhận đủ hồ sơ.
Gửi lại tờ khai, giấy nộp tiền đã nộp thành công để doanh nghiệp lưu hồ sơ.
Nếu chứng từ về trễ, AccFox thông báo ngay rủi ro có thể gặp thay vì im lặng chờ.
Trường hợp cần điều chỉnh, bổ sung tờ khai, AccFox xử lý theo trình tự và thời hạn của quy định hiện hành.
Cam kết trách nhiệm với phần việc AccFox thực hiện
AccFox chịu trách nhiệm với đúng phần việc mình thực hiện, trên cơ sở chứng từ và thông tin do khách hàng cung cấp. Nếu có sai sót do lỗi tác nghiệp của AccFox dẫn đến kê khai sai hoặc nộp chậm, chúng tôi chủ động điều chỉnh, giải trình và cùng khách hàng xử lý theo thỏa thuận đã ghi trong hợp đồng. Ngược lại, rủi ro phát sinh từ chứng từ không hợp lệ hoặc thông tin cung cấp thiếu, sai lệch nằm ngoài phạm vi này — và AccFox sẽ cảnh báo bằng văn bản hoặc tin nhắn ngay khi phát hiện. Cần nói rõ: AccFox là đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán, không phải đại lý thuế được cấp phép.
Phạm vi trách nhiệm được ghi cụ thể trong hợp đồng dịch vụ, không thỏa thuận miệng.
Đồng hành cùng doanh nghiệp khi giải trình số liệu với cơ quan thuế, trong phạm vi phần việc AccFox đã làm.
Chuẩn bị hồ sơ, bảng biểu và đối chiếu số liệu phục vụ thanh tra, kiểm tra thuế.
Không cam kết "bao" kết quả thanh tra, kiểm tra hay hoàn thuế — kết luận thuộc thẩm quyền của cơ quan quản lý.
Nêu rõ ngay từ khi báo giá rằng AccFox không phải đại lý thuế, để khách hàng chọn đúng loại dịch vụ mình cần.
Bảo mật thông tin và dữ liệu khách hàng
Số liệu tài chính là tài sản của doanh nghiệp, nên AccFox xử lý theo nguyên tắc chỉ người trực tiếp làm hồ sơ mới được truy cập. Điều khoản bảo mật nằm trong hợp đồng dịch vụ và vẫn có hiệu lực sau khi kết thúc hợp tác. Chứng từ giấy được lưu trong tủ hồ sơ tại văn phòng, dữ liệu mềm lưu trên máy có mật khẩu và được sao lưu định kỳ.
Phân quyền theo hồ sơ: mỗi kế toán viên chỉ tiếp cận dữ liệu của khách hàng mình phụ trách.
Tài khoản khai thuế, hóa đơn điện tử và chữ ký số của khách hàng chỉ dùng đúng mục đích công việc đã thỏa thuận.
Không chia sẻ số liệu hay danh sách khách hàng cho bên thứ ba khi chưa được đồng ý.
Chứng từ giấy lưu tại văn phòng 16 Hoàng Việt, TP. Buôn Ma Thuột, có ký nhận khi giao – nhận.
Bàn giao lại toàn bộ sổ sách, chứng từ và dữ liệu khi kết thúc hợp đồng.
Hồ sơ, chứng từ khách hàng cần chuẩn bị
Chất lượng sổ sách phụ thuộc rất nhiều vào việc chứng từ có đủ và về đúng hạn hay không. Dưới đây là checklist cơ bản AccFox gửi cho khách hàng ngay khi bắt đầu hợp tác; tùy ngành nghề như cà phê – nông sản, xây dựng, xuất nhập khẩu hay hộ kinh doanh sẽ có thêm một vài đầu mục riêng. Nếu doanh nghiệp chưa có đủ, chúng tôi hướng dẫn cách bổ sung thay vì để trống.
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh và thông tin mã số thuế.
Tài khoản khai thuế điện tử, hóa đơn điện tử, chữ ký số (hoặc ủy quyền sử dụng theo thỏa thuận).
Hóa đơn đầu ra, đầu vào trong kỳ kèm hợp đồng, biên bản, phiếu nhập – xuất liên quan.
Sao kê ngân hàng và chứng từ thu – chi tiền mặt.
Hồ sơ lao động – tiền lương: hợp đồng lao động, bảng lương, chứng từ bảo hiểm.
Sổ sách, báo cáo thuế và báo cáo tài chính các kỳ trước nếu chuyển từ đơn vị khác sang.
Cách AccFox cập nhật chính sách thuế mới
Chính sách thuế và chế độ kế toán thay đổi thường xuyên, nên cập nhật là một phần công việc bắt buộc chứ không phải làm khi rảnh. AccFox theo dõi văn bản gốc và thông báo chính thức từ cơ quan quản lý thuế, thay vì dựa vào thông tin truyền miệng trên mạng xã hội. Hoạt động từ năm 2012 đến nay, đội ngũ đã trải qua nhiều lần thay đổi biểu mẫu, hệ thống kê khai và quy định về hóa đơn — kinh nghiệm đó giúp việc chuyển đổi cho khách hàng ít xáo trộn hơn.
Theo dõi văn bản pháp luật và thông báo của cơ quan thuế quản lý trực tiếp trên địa bàn Đắk Lắk.
Rà soát ảnh hưởng của quy định mới tới từng nhóm khách hàng, rồi thông báo riêng cho nhóm bị tác động.
Cập nhật lại checklist rà soát và biểu mẫu nội bộ mỗi khi chính sách thay đổi.
Trao đổi nội bộ giữa các kế toán viên về tình huống thực tế đã gặp khi áp dụng quy định mới.
Với nội dung chưa rõ, AccFox hỏi trực tiếp cơ quan thuế thay vì suy đoán rồi kê khai.
Câu hỏi thường gặp
Không. AccFox là đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán tại Buôn Ma Thuột, Đắk Lắk, hoạt động từ năm 2012 và không phải đại lý thuế được cơ quan thuế cấp phép. Chúng tôi nhận làm sổ sách, lập – nộp tờ khai và báo cáo tài chính theo ủy quyền của khách hàng trên tài khoản của chính doanh nghiệp, đồng thời nói rõ giới hạn này ngay từ khi báo giá.
Được. AccFox nhận chứng từ qua Zalo, email hoặc chuyển phát, trao đổi qua điện thoại và gửi báo cáo bản mềm để khách xem trước khi nộp. Khách hàng tại Buôn Ma Thuột và vùng lân cận có thể mang chứng từ đến văn phòng 16 Hoàng Việt hoặc hẹn AccFox nhận tận nơi. Quy trình 5 bước và kiểm soát 2 lớp áp dụng như nhau cho cả khách hàng làm việc từ xa.
Sau khi nắm được loại hình doanh nghiệp, ngành nghề và số lượng hóa đơn bình quân mỗi tháng, AccFox báo giá ngay trong buổi trao đổi hoặc trong ngày làm việc. Phí kế toán trọn gói bắt đầu từ 499.000đ/tháng với doanh nghiệp mới chưa phát sinh và tăng dần theo số lượng hóa đơn; thành lập công ty từ 1,5 triệu, hộ kinh doanh từ 800.000đ.
AccFox rà soát hiện trạng trước, liệt kê những phần còn thiếu hoặc sai, rồi báo giá dịch vụ dọn dẹp sổ sách (từ 1,5 triệu/năm) tách riêng với phí kế toán hàng tháng. Việc điều chỉnh, bổ sung hồ sơ các kỳ trước được thực hiện theo trình tự và thời hạn của quy định hiện hành. Chúng tôi trao đổi rõ rủi ro có thể phát sinh trước khi bắt tay vào làm.
Có, trong phạm vi phần việc AccFox đã thực hiện. Chúng tôi chuẩn bị hồ sơ, bảng đối chiếu số liệu và cùng doanh nghiệp giải trình các nội dung liên quan đến sổ sách, tờ khai do AccFox lập. AccFox không cam kết trước kết quả kiểm tra vì kết luận thuộc thẩm quyền của cơ quan quản lý; điều chúng tôi cam kết là số liệu có căn cứ và giải trình được.
Nhận báo giá & tư vấn miễn phí ngay hôm nay
Để lại thông tin hoặc gọi hotline — AccFox tư vấn giải pháp kế toán – thuế phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn tại Đắk Lắk.